5 Elemente, die dem Krisenmanagementplan in Unternehmen hinzugefügt werden sollten

5 Elemente, die dem Krisenmanagementplan in Unternehmen hinzugefügt werden sollten

Was sollten Sie in den Krisenmanagementplan Ihrer Organisation aufnehmen? Während ein Krisenvorsorgeprogramm viel umfassender ist als ein einfacher Plan (auch wenn der Plan ein sehr wichtiger Bestandteil des Programms ist), gibt es einige wesentliche Elemente zu finden. Dieser Artikel enthält Informationen zu 5 wichtigen Elementen, die hinzugefügt werden sollten, wenn sie in Krisenrichtung nicht verfügbar sind. Für Unternehmen ist es hilfreich, ihre Krisenmanagementpläne zu überprüfen und die folgenden Elemente zu ihren Krisenplänen hinzuzufügen, wenn sie fehlen.

1- Aktivierungsanweisungen

5 Elemente, die in den Krisenmanagementplan von Unternehmen aufgenommen werden sollten

Nicht alle Ereignisse und Probleme erreichen das Krisenniveau. Und während das Krisenvorsorgeprogramm für alle Arten von Problemen und Krisen skaliert, sollte der Krisenplan oder das Arbeitsbuch nur aktiviert werden, wenn ein Problem das Krisenniveau erreicht oder eskalieren kann. In diesem Fall sollten sie diese Kriterien als erstes Kapitel in der Krisenmanagementbroschüre definieren und dem Team die Werkzeuge und Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um in der Hitze der Krise die richtige Entscheidung zu treffen. Einige der Elemente, die in diesem Abschnitt enthalten sein sollten, umfassen:
• Definition der Krise; Krise im weiteren Sinne oder durch Eingrenzung und Definition bestimmter spezifischer Krisenszenarien.
• Krisenmanagementebenen, in denen alle Ereignisse kategorisiert werden sollten, sollten festgelegt werden.
• Interne Fehlerbehebungsprotokolle sollten vorbereitet werden.
• Spezifische Effekte, die das Team bei der Bestimmung des Levels eines Ereignisses berücksichtigen möchte, sollten geschrieben werden.

2- Detaillierte Aktionspläne

Aktionspläne sind im Grunde eine Krisenmanagement-Checkliste für das Krisenteam. Diese Pläne stellen sicher, dass wichtige Aufgaben nicht vergessen oder übersehen werden, wenn es hektisch wird. Bei der Erstellung von Aktionsplänen müssen die Aufgaben und Aktionselemente festgelegt werden, die jede Abteilung innerhalb der ersten 24 bis 48 Stunden einer Krise ausführen und ausführen soll. Aktionspläne können abteilungsspezifisch sein (dies wird immer empfohlen) und sollten:
• Vorrangige Probleme sollten identifiziert und markiert werden, und es sollte eine Liste erstellt werden, die für alle verständlich ist.
• Für die Fertigstellung sollte ein dedizierter Zeitrahmen festgelegt werden. Dies sollte so realistisch wie möglich und dennoch zeitnah erfolgen.
• Für jede Aufgabe sollte eine eindeutige Person zugewiesen werden. Einer der Mitarbeiter muss über jeden Aktionsplan verfügen (z. B. können Abteilungsleiter ihre jeweiligen Abteilungsaktionspläne und jede Rolle haben). Dies sind die Personen, die für die Fertigstellung des Artikels verantwortlich sind (Unternehmensleitung).
• Fügen Sie in jedem Aktionsplan einen Ort ein, an dem Teammitglieder Notizen machen und den Fortschritt für jedes Aktionselement dokumentieren können.
Tipp: Wenn Sie die 5 bis 10 wahrscheinlichsten Krisenszenarien auflisten, trägt dies wesentlich dazu bei, die wichtigsten Aktionselemente für jede Abteilung oder jedes Teammitglied zu ermitteln.

3- Vorab genehmigte Krisenkommunikationsstrategie und Messaging

5 Elemente, die in den Krisenmanagementplan von Unternehmen aufgenommen werden solltenEines der Geheimnisse eines erfolgreichen Krisenmanagements ist die zeitnahe, konsistente und effektive Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern. Die rechtzeitige Bestätigung der Kommunikation kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein. Eines der Ziele ist es daher, die Strategie für die Krisenkommunikation vorab zu definieren, ihre Kommunikation zu entwerfen und sie von allen richtigen Teammitgliedern vorab genehmigen zu lassen. (Zu diesem Zeitpunkt so weit wie möglich) Die Liste der vorab genehmigten Mitteilungen sollte Folgendes enthalten:
Krisenkommunikationsstrategie (z. B. proaktiv oder reaktiv, Kommunikationswerkzeuge, Hashtag-Strategie usw.)
Gesprächspunkte / Nachrichtenpunkte
Holding-Anweisungen / erste Antwortanweisungen
Formelle (schriftliche) Kommunikation mit jeder Stakeholder-Gruppe
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)

4- Umfassende Kontaktlisten

In Krisenzeiten, in denen Zeit entscheidend ist, möchte niemand nach wichtigen Kontaktinformationen suchen. Weil niemand es tolerieren kann, Zeit zu verschwenden. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die folgenden Kontaktinformationen im Handbuch oder in der Broschüre zum Krisenmanagement enthalten sind.
• Alle Kontaktdaten jedes Mitglieds des Krisenmanagementteams
• Alle Kontaktinformationen für Stellvertreter, die von jedem Krisenteammitglied ernannt wurden
• Alle Kontaktinformationen für alle wichtigen Stakeholder, die möglicherweise mitten in einer Krise direkt erreicht werden müssen
Alle Kontaktinformationen für alle wichtigen Anbieter und externen Berater / Experten, die in einer Krise erforderlich sein können
Im Gegenteil, wenn es ein CRM oder andere Unternehmenssysteme gibt, die alle diese Kontaktinformationen für eine oder mehrere Interessengruppen enthalten, muss sichergestellt werden, dass diese Systeme die folgenden Informationen enthalten.
• Kennzeichnung geeigneter Daten zum einfachen Nachschlagen, Zugreifen und Filtern in der Hitze der Krise
• Gegebenenfalls Referenzierung von Systemen im Krisenplan (d. H. Aktionspläne)
• Lassen Sie irgendwo ein gedrucktes Backup erstellen, falls Systeme in einer Krise ausfallen (z. B. die oben aufgeführten Listen).
Es ist jedoch zu beachten, dass unabhängig davon, welche Art von System für Kontaktlisten ausgewählt wird, diese auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen.

5- Eine detaillierte Ressourcenspeicherung

In diesem Teil des Krisenmanagementplans sollten alle zusätzlichen Ressourcen und Materialien, die ein Mitglied des Krisenteams möglicherweise benötigt, in die Komplexität des Augenblicks einbezogen werden. Dies kann Folgendes umfassen:
• Zeitleisten
Flussdiagramme
• Spezifische Stakeholder-Vereinbarungen oder Side Letter-Details
Anmeldeinformationen für den Netzwerkzugriff
• Alles andere, was für Teammitglieder und das Krisenmanagement nützlich sein kann
Ziel der Entwicklung eines Krisenmanagementplans ist es, schwierige Entscheidungen zu überdenken und die erforderlichen Aufgaben, Kommunikationen und Informationen so gut wie möglich zu planen, um das Krisenmanagement einfacher und effizienter zu gestalten.5 Elemente, die in den Krisenmanagementplan von Unternehmen aufgenommen werden sollten
Im Allgemeinen sind dies die fünf Abschnitte, die ich immer in die Krisenpläne meiner Kunden aufgenommen habe. Dies ist absolut nicht allumfassend, sollte jedoch grundlegende Informationen enthalten, um zu prüfen, ob es ein vorab entwickeltes Krisenvorsorgeprogramm gibt oder ob dieser besondere Bedarf derzeit intern diskutiert wird.
Krisenkommunikation ist eine schwer zu meisternde Situation. Eine erfolgreiche Krisenkommunikation erfordert viel Nachdenken und Vorbereitung. Diejenigen, die es gut machen, tun dies nicht, weil sie Glück haben, sondern weil sie vorbereitet sind. Diese Situation ist also nicht dem Zufall überlassen. Es wäre hilfreich, sich mit dem Führungsteam der Organisation zusammenzusetzen und die oben genannten Schritte im Krisenvorsorgeprogramm zu überdenken und umzusetzen.
Im vorgeplanten Krisenmanagement kann man sich im Krisenfall auf die wichtigsten Faktoren konzentrieren. Auf diese Weise ist es möglich, effektiv und effizient über die für das Unternehmen wichtigsten Faktoren zu kommunizieren.

Verweise:
https://hbswk.hbs.edu/item/your-crisis-response-plan-the-ten-effective-elements

5 Critical Elements of a Crisis Management Plan

Schriftsteller: Ozlem Guvenc Agaoglu

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