information : Möglichkeiten zur Automatisierung sich wiederholender Arbeiten im Büro »Bilgiustam

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Vielen Büroangestellten erscheinen nach einer Weile viele ihrer Arbeiten langweilig und unnötig. Darüber hinaus erfordert der Erfolg des Unternehmens, mehr Leads zu finden und über neue Ideen nachzudenken, die das Unternehmen frisch halten. Dabei ist es unerlässlich, dass die Zeit und Mühe, die sie für diese sich ständig wiederholenden Aufgaben aufwenden, verschwendet wird. Daher sollte Zeitverschwendung für Management-, Abrechnungs- und Personalaufgaben vermieden werden. In diesem großen digitalen Zeitalter ist die Büroautomatisierung der richtige Weg, damit Sie diese zeitaufwändigen Aufgaben loswerden und sich auf wichtigere Aspekte konzentrieren können, damit das Unternehmen erfolgreich sein kann. Automatisierbare Office-Aufgaben können wie folgt aufgelistet werden:
Kundeninformationen sammeln und organisieren
Durch die Automatisierung können Kunden oder potenzielle Kunden ihre Informationen selbst über Website-Formulare eingeben. Diese Informationen werden dann automatisch in eine Datenbank hochgeladen, auf die mehrere Abteilungen zugreifen können. Der Automatisierungsprozess kann so strukturiert werden, dass die Segmentierung unterstützt wird und Kunden ihre verschiedenen Präferenzen präsentieren können. Auf diese Weise erhalten Kunden nur die für sie zutreffende Korrespondenz, wodurch ihre Marketingbemühungen und -ergebnisse verbessert werden. Ohne Automatisierung muss alles manuell geschrieben, bearbeitet, segmentiert und aktualisiert werden, bevor Daten manuell in das System eingegeben werden.

Kalendererinnerungen

Möglichkeiten zur Automatisierung sich wiederholender Jobs im Büro

Die Office-Automatisierungssoftware reduziert den Zeitaufwand für die Koordinierung von Zeitplänen, Terminreservierungen und Erinnerungen erheblich. Kalendervergleiche und eine Musik, die beim Diebstahl eines Telefon-Tags oder beim Senden von E-Mails abgespielt wird, um die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen, können festgelegt werden. In diesem Zusammenhang kann mit der Automatisierungssoftware ein Dankesbrief oder eine Follow-up-Nachricht nach einem Verkaufsanruf gesendet werden. Dies kann automatisiert und zeitsparend sein, was durch Anpassungen ständig im Büro erfolgen muss. und ein Deal muss gemacht werden. Wenn das System das System auffordert, eine Erinnerung oder Nachricht zu senden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt entsprechen soll, wird die verbleibende Last von den Schultern entfernt.

Automatische Signaturen

Überlegen Sie, was zum Unterzeichnen eines Vertrags oder eines Vertragsdokuments erforderlich ist. Er bereitet den Entwurf vor, sendet ihn per Post, hofft, unterschrieben zu werden, und wird dann voraussichtlich per Post zurückgeschickt. Dieses frühere Arbeitsmodell liegt heute weit zurück. Sie können Papierkram mit Programmen wie Docusign automatisieren, sodass selbst die Signatur selbst digital erfolgt. Es kann auch automatisch eine Kalendererinnerung für den Unterzeichner erstellt werden, um die für die Rücksendung des Dokuments erforderliche Zeit zu verkürzen. Menschen sind auch eher geneigt, digitale Formulare per E-Mail zu unterschreiben und zurückzugeben, als sie per Post zu versenden.

Finanzen

Möglichkeiten zur Automatisierung sich wiederholender Jobs im BüroDieser Teil der Automatisierung wird schwierig, weil es wünschenswert ist, sicherzustellen, dass das System hochsicher ist, insbesondere wenn es um den Umgang mit Geld geht. In der Vergangenheit hat das Einrichten von Angeboten und die Rechnungsstellung viel Zeit und Mühe gekostet. Ganz zu schweigen von der Wartezeit bis zum Erhalt der Zahlung. Die Büroautomatisierung erstellt vollständige Angebote und Rechnungen mit digitalen Erinnerungen, wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Zahlungsterminen und bietet so einen effizienteren Workflow und mehr Cashflow. Es ist nicht nur notwendig, Forderungen, sondern auch Verbindlichkeiten zu automatisieren. Handschriftliche Schecks und Kreditkartenzahlungen liegen weit zurück. Die automatische Rechnungszahlung spart Zeit und ermöglicht die Erstellung eines Plans, der jederzeit pünktliche Zahlungen gewährleistet.

Neue Mitarbeiter einstellen

Das neue Rekrutierungs-Screening und Onboarding ist eine der zeitaufwändigeren Aufgaben insgesamt. Eine große Anzahl von Formularen muss manuell ausgefüllt und verarbeitet werden (viele möchten dieselben Informationen). Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist auch zeitkritisch. Wenn das Unternehmen expandiert, kann dies die Startdaten verzögern und die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen, bis neue Mitglieder auf Unterstützung warten. Durch die Automatisierung kann die Zeit reduziert werden, die erforderlich ist, um potenzielle Kandidaten vorab zu prüfen, indem jede Bewerbung gelesen oder fortgesetzt und ungeeignete Kandidaten eliminiert werden.
Zu Beginn der Neueinstellungen füllt die Automatisierungssoftware grundlegende Informationen in allen erforderlichen Formularen digital aus. Dies ermöglicht es der Personalabteilung, Richtlinien zur Motivation und Bindung zu priorisieren und sich auf einige der kritischeren Probleme zu konzentrieren, die die Mitarbeiter betreffen.

Organisation eines Meetings

Meetings können eine enorme Zeitverschwendung sein. Es dauert nicht lange, eine Tangente zu durchgehen, die aus einer zehnminütigen Besprechung eine einstündige Besprechung macht. Es kann automatisiert werden, wie dies verhindert werden kann. Das Koordinieren von Programmen kann ein großer Aufwand sein. Sobald die Kalendersynchronisierung abgeschlossen ist, verschwindet dieser Aufwand. Der Prozess ist schnell und reibungslos. Von der Buchung über die Stornierung bis hin zur Umplanung von Besprechungen kann alles sofort erledigt werden. Jeder wird informiert, sobald Änderungen eintreten. Wenn Ihre HR-Software Smart Invitations verwendet, können auch externe Teilnehmer über Änderungen informiert werden.
Die Software kann sogar installiert werden, um buchbare Räume und Ressourcen für das erforderliche Meeting zu reservieren und Meetings nach Verfügbarkeit der benötigten Ausrüstung zu organisieren.

Versammlungserinnerungen senden

Wenn ein Meeting Wochen oder sogar Monate im Voraus gebucht wird, kann man es leicht vergessen. Deshalb ist es sehr wichtig, Termine zum Kalender hinzuzufügen. Doppelbuchungen werden vermieden und alle Termine werden an einem Ort abgeholt. Wenn Sie Besprechungserinnerungen festlegen, ist es auch bei Verkehr nie zu spät. Kalenderdienste wie Apple Calendar können den Datenverkehr beeinträchtigen, wenn Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn diese verlassen werden.

Reservierungsstornierung

Möglichkeiten zur Automatisierung sich wiederholender Jobs im BüroJeder liebt Freizeit. Die Buchung sollte reibungslos verlaufen. Es sollte für beurlaubte Mitarbeiter auch einfach sein, Kollegen zu benachrichtigen, wenn sie nicht im Büro sind. Mit der Synchronisationsverwaltungssoftware können Manager auf die Kalender der Mitarbeiter verweisen und festlegen, wann sie sich auszahlen müssen. Dies hilft ihnen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, und stellt sicher, dass bei Bedarf immer jemand da ist.

Eine Liste der Materialien

In Unternehmen werden viele Geräte eingesetzt, von Tintenpatronen bis hin zu kleinen Schreibwaren: Mit moderner Technologie ist es jetzt viel einfacher, die erforderlichen Materialien zu identifizieren und zu bestellen. Drucker können sich mit Lieferanten verbinden und automatisch neue Geräte bestellen, wenn Tinte oder Toner ausgehen. Andere Verbrauchsmaterialien wie Stifte und Notizbücher können als Abonnement eingerichtet werden, sodass Backups immer im Büro verfügbar sind.
Büroangestellte haben heute das große Glück, in einer Zeit der Büroautomatisierung zu leben. Es ist leicht, diese Technologie zu unterschätzen, aber nur darüber nachzudenken, wie sehr sie das Leben erleichtert, reicht aus, um ihre Bedeutung zu verstehen. Es spielt keine Rolle, ob ein kleines Unternehmen einen oder mehrere Mitarbeiter hat, der Automatisierungsprozess ändert die Spielregeln. Durch die Automatisierung von Automatisierungsprogrammen, um Zeit zu sparen, schafft Automatisierung Effizienz, spart Geld, hilft Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten bei anspruchsvolleren Aufgaben zu verbessern, reduziert Stress und erhöht die Produktion.

Verweise:
https://www.cronofy.com/blog/automate-office-tasks/
https://memory.ai/timely-blog/how-to-automate-unproductive-work

Schriftsteller: Ozlem Guvenc Agaoglu

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